Задачи структурированного хранения документов и их совместного использования в различных системах, а так же управление жизненным циклом и прочими вспомогательными процессами часто возникают в компаниях, но, как правило, не решаются системно. Для их решения адаптируют подручные средства (e-mail, ftp, file-сервер), которые зачастую не позволяют решить вопросы доступности и безопасности данных, хранения истории изменений и пр.
Одной из наиболее востребованных задач, которую поможет решить наше ПО, является процесс андеррайтинга или формирования заявки. Как правило, подобные задачи решаются с помощью электронной почты, особенно когда в качестве фронт офиса выступает агент или партнер. Использование такого решения несет в себе ряд рисков, связанных с тем, что данные могут быть как подвергнуты обработке, так и использованы неправомерно в дальнейшем и при этом возможны нарушения требований законодательства о сборе, хранении и передаче персональных данных. Кроме того, собранные подобным образом данные обычно являются “одноразовыми”, т.к. не структурируются и не каталогизируются для дальнейшего совместного использования, а как максимум загружаются в базу данных учетной системы. Организовать совместный доступ, проанализировать эти данные в каком-либо другом разрезе невозможно, равно как и повторно использовать. Как много скан-копий паспорта клиента хранится в Вашей учетной системе? – столько, сколько раз клиент обращался и еще умножьте это на количество систем. Для успешного решения подобных задач нами предлагается Enterprise Content Management Service.